Bedrifter bruker fagpersoner til å håndtere alt fra lønn og politiske spørsmål til juridiske klager. Hvis du har et juridisk eller politisk spørsmål, eller et alvorlig problem med en av dine medarbeidere, må du kanskje kontakte en representant i personalavdelingen. Personalressurser kan også være den første avdelingen du kontakter i et bestemt selskap. Det er en god idé å starte denne samtalen med en enkel, formell e -post som introduserer personen for ditt spesifikke problem.
Trinn
Metode 1 av 3: Skrive og sende e -posten
Trinn 1. Adresser e -posten din til riktig person
Sjekk personellkatalogen og se om det er en person som er tilordnet til å håndtere typen problem du trenger adressert. Det kan også være et kontaktpunkt tildelt din avdeling i selskapet. Hvis du er bekymret for at saken din blir tatt på alvor, kan du også kontakte personalsjefen.
Dobbeltsjekk at bare personen du vil kontakte blir adressert i e -posten. Spesielt hvis dette er et privat eller sensitivt problem, vil du ikke sende det til feil person ved et uhell. Vær spesielt forsiktig med å fjerne lister som sender e -posten til en bestemt gruppe medarbeidere
Trinn 2. Skriv en bestemt emnelinje som angir at handling er nødvendig
En klar emnelinje som kommuniserer både problemet ditt og hastegraden du tildeler det, vil hjelpe menneskelige ressurser til å prioritere problemet ditt. Hvis du lar denne linjen stå tom eller uklar, kan korrespondansen din bli begravet i noens innboks.
Bruk linjer som: "Juridisk problem - Handling påkrevd", "Personlige omstendigheter endres - Umiddelbar oppmerksomhet er nødvendig", "Hastende politisk spørsmål" eller "Nylig intervju - takk."
Trinn 3. Bruk formelle hilsener i begynnelsen og slutten av e -posten din
Du ønsker å sette en formell og profesjonell tone tidlig i denne samtalen. Dette vil hjelpe menneskelige ressurser til å vite at du behandler problemet alvorlig. Selv om du kjenner representanten personlig, husk at dette er en profesjonell, snarere enn bare en vennlig, diskusjon.
Start med "Kjære [fullstendig navn på representanten]" og avslutt med "Med vennlig hilsen" eller "Takk for at du tok deg tid, [Ditt fulle navn]."
Trinn 4. Skriv klart, direkte og spesifikt innhold
Hold setningene korte og saklige. Ikke gi mer informasjon enn nødvendig, ettersom du ikke vil at leseren skal sette seg fast i e -posten. Ikke ta med noen detaljer som kan forvirre menneskelige ressurser om problemet ditt. Du kan ta opp kompliserte detaljer personlig.
Trinn 5. Beskriv problemet nøyaktig
Forklar den eksakte arten av problemet ditt. Oppgi en tidslinje for når problemet startet, eller vil starte. Avklar om du tror dette er et juridisk problem eller et problem som kan håndteres av selskapet selv.
Hvis du kontakter menneskelige ressurser for å spørre om jobbmuligheter, vil du ikke introdusere et problem. Presenter deg heller, og forklar din tidligere kontakt med selskapet. Vær tydelig på hvilke handlinger du forventer eller vil at representanten skal utføre
Trinn 6. Legg merke til om du har dokumentasjon på problemet ditt
Menneskelige ressurser vil umiddelbart vite hvordan de skal håndtere juridiske eller politiske problemer. Dokumentasjonen din kan påvirke svaret deres, ettersom det vil bidra til å klargjøre både alvoret i problemet og de juridiske konsekvensene en bestemt ansatt kan få. Gjør din representant oppmerksom på alle “bevis” du har i din besittelse, og tilby å ta det med til et personlig møte.
- Hvis det er mulig, vil du ha bevis på eventuelle juridiske problemer for menneskelige ressurser. Dessverre vil de fleste personalavdelingene prøve å beskytte selskapet hvis de kan.
- Hvis du opplever trakassering eller diskriminering, registrer datoene for hendelsene og lagre skriftlig korrespondanse som inkluderer inkriminerende språk.
- Ta vare på både elektroniske og papirkopier av all dokumentasjon du gir til menneskelige ressurser. Du bør beholde originalen og gi menneskelige ressurser kopier.
Trinn 7. Forklar hva du har gjort for å løse problemet
Du har kanskje allerede prøvd å løse problemet før du kontaktet menneskelige ressurser. Kanskje du hadde en samtale med sjefen din eller medarbeideren din, eller til og med varslet dem om at du ville kontakte menneskelige ressurser. Representanten vil sette pris på å ha denne informasjonen, da det vil hjelpe dem å forstå hvem som allerede er klar over problemet.
For spørsmål om endrede personlige forhold kan denne kommunikasjonen føles mindre formell. Hvis du for eksempel skal ut i svangerskaps- eller fedrepermisjon, har du sannsynligvis allerede informert sjefen din om statusen din og følger bare med menneskelige ressurser
Trinn 8. Be om et personlig møte
Et møte hvor du sitter ansikt til ansikt med din representant, vil hjelpe deg med å diskutere problemet i detalj. Dette vil gi representanten muligheten til å stille oppfølgings- eller avklaringsspørsmål. E -posten din er det perfekte stedet å begynne å planlegge det kritiske møtet. Informer dem om blokker i timeplanen din, og be dem om å planlegge deretter.
Trinn 9. Sørg for at kontaktinformasjonen din er inkludert
Personalressurser kan være lurt å kontakte deg via telefon, så ta med flere metoder for kontakt nederst i e -posten. Denne informasjonen kan gå rett under navnet ditt etter at du har logget deg av korrespondansen. Dobbeltsjekk nøyaktigheten til telefonnumrene og e -postene du har oppgitt.
Trinn 10. Rediger e -posten din for skrivefeil, stave- og grammatikkfeil
De fleste e-posttjenester har en stavekontrolltjeneste. Les deretter gjennom e -posten din for å fange grammatiske feil, manglende ord og problemer med klarhet.
Metode 2 av 3: Oppfølging av en sendt e -post
Trinn 1. Takk menneskelige ressurser for svar de sender
Takk først representanten for at du tok deg tid til å se på saken din, da dette umiddelbart vil gi en høflighet i samtalen. Sørg for å svare på alle svar menneskelige ressurser sender raskt. Dette vil indikere at du fortsatt er bekymret for problemet, og det bør også kommunisere ditt ønske om å ta det opp snarere enn senere.
Trinn 2. Organiser nødvendig materiale for ditt personlige møte
Forbered deg på møtet ved å lage en spesiell filmappe som inneholder dokumenter du planlegger å ta med. Hvis du har et politikkspørsmål, må du ta med medarbeiderhåndboken med de spesifikke retningslinjene som et bokmerke. Dette vil hjelpe møtet til å fungere jevnt når du ankommer.
Trinn 3. Vurder å ansette advokat hvis du tar opp juridiske spørsmål
Hvis du er bekymret for å beskytte deg selv mot handlinger selskapet kan ta mot deg, snakk med en advokat. De kan gi deg informasjon om dine rettigheter, og du kan bestemme deg for å ta dem med til personlige møter. Du vil kanskje informere menneskelige ressurser om planene dine om å ansette en advokat hvis du velger å gå denne ruten.
Sørg for at du er klar over kostnadene forbundet med å ansette en advokat. Det meste vil være kostbart, så du må veie disse budsjettmessige bekymringene med behovet for juridisk beskyttelse
Trinn 4. Send en e -post en gang til hvis du har ventet en uke uten svar
En uke regnes generelt som en passende tid å vente før du sender en oppfølgende e-post. Hvis du har et spesielt presserende problem, kan du sende en oppfølging etter 24 timer. I stedet for å bekymre deg for at du nager representanten din, husk at de har mange ansvar. De trenger kanskje en påminnelse om at du er en av dem.
Metode 3 av 3: Bestemme om du vil kontakte HR
Trinn 1. Løs problemet på egen hånd hvis du kan
Hvis du har et enkelt og ikke-juridisk problem som ikke er knyttet til selskapets politikk, kan du kanskje løse det på egen hånd. Hvis det er mulig, kan du diskutere problemet med sjefen din eller kolleger for å feilsøke problemet med dem. Menneskelige ressurser vil sette pris på å vite alle trinnene du tok for å finne en løsning før du kommer til dem.
Hvis du for eksempel føler at sjefen din planlegger deg for mange helger, snakk med sjefen din først. Du vil heller ikke gå til menneskelige ressurser med en ikke-kritisk klage som "Jeg liker ikke kontorlokalet mitt."
Trinn 2. Gå gjennom medarbeiderhåndboken for å sjekke selskapets retningslinjer
Du kan føle at du opplever brudd på selskapets retningslinjer. Før du kontakter menneskelige ressurser, må du lese de spesifikke retningslinjene på nytt som har å gjøre med problemet ditt. Du vil gjerne kunne nevne disse eksemplene i alle diskusjoner du har med menneskelige ressurser.
For eksempel, hvis du er bekymret for at du ikke får nok pauser i arbeidstiden, må du sjekke de skrevne reglene om pausetider. Det er mulig at din bedrift bare har en uformell, snarere enn kodifisert, bruddpolitikk, noe som betyr at menneskelige ressurser ikke kan gjøre mye for å hjelpe deg i offisiell kapasitet
Trinn 3. Kontakt menneskelige ressurser umiddelbart hvis du blir trakassert på jobb
Ikke nøl med å ta kontakt hvis du opplever noen form for verbal, fysisk eller seksuell trakassering fra en hvilken som helst kilde på jobben. Du er lovlig beskyttet mot denne typen oppførsel, og menneskelige ressurser er forpliktet til å hjelpe og beskytte deg.
Ikke forvent at menneskelige ressurser kan ha off-the-record samtaler om disse problemene, men. Når du rapporterer det, må de handle
Trinn 4. Kontakt menneskelige ressurser hvis dine personlige forhold forandrer seg
Personalressurser kan hjelpe deg med å planlegge eventuelle kommende endringer i arbeidssituasjonen, for eksempel hvis du gjør deg klar til å ta svangerskapspermisjon. De vil kunne sikre at du mottar alle dine fordeler og dekning. De kan også kontakte personer i selskapet som må gjøres oppmerksom på dine endrede omstendigheter.
Trinn 5. Kontakt menneskelige ressurser hvis du trenger myndighetsbeskyttelse
Enkelte situasjoner kan oppstå på jobb som gir deg rett til beskyttelse eller kompensasjon fra regjeringen. Hvis du for eksempel blir skadet i jobben, kan menneskelige ressurser hjelpe deg med å koordinere dekning av dine medisinske utgifter.
Dette vil sannsynligvis kreve at du fyller ut papirer med menneskelige ressurser, så vær forberedt på denne prosessen
Trinn 6. Ta kontakt med menneskelige ressurser hvis du ønsker tilgang til arbeidstrening
Det kan være opplærings- eller veiledningsprogrammer som lar deg gå videre i din bedrift. Personalressurser kan gi deg all nødvendig informasjon om disse alternativene og muligens koordinere din inngang til disse programmene. Dette kan være en flott mulighet til å ta karrieren til neste nivå.
Trinn 7. Be menneskelige ressurser om hjelp med nødvendig innkvartering
Menneskelige ressurser kan også hjelpe deg med å dekke alle individuelle behov du måtte ha på jobb. Arbeidsmiljøet ditt bør inneholde ressurser som lar deg nyte de samme mulighetene for å lykkes som alle andre ansatte.
Hvis du føler at det ikke er passende handikappede ressurser, for eksempel, vil menneskelige ressurser løse dette problemet. Avdelingen kan også samarbeide med deg for å sikre at det er et bestemt sted for ammende mødre
Trinn 8. Ta kontakt med menneskelige ressurser hvis du leter etter en jobb
Noen ganger kan du kontakte en personellrepresentant ved et bestemt selskap slik at du kan motta informasjon om nåværende stillingsåpninger eller muligheter for uformelle, "informative" intervjuer med nåværende ansatte. Du kan også kontakte menneskelige ressurser for å si takk for et nylig intervju du gjennomførte med deres selskap.
Hvis du ikke mottar svar etter en uke, kan du sende en oppfølgings-e-post. Etter det må du kanskje la dette selskapet gå
Trinn 9. Unngå å kontakte menneskelige ressurser med personlige klager
Husk at menneskelige ressurser fungerer for selskapet først, så det er ikke folk du skal gå til hvis du bare vil lufte. Selv om du absolutt ikke bør unngå å rapportere situasjoner som gjør at du føler deg ukomfortabel eller diskriminert, må du være forsiktig med å skille mellom problemer som ganske enkelt kan være irriterende eller smålige og mer alvorlige, juridiske problemer.
