Hvis du har jobbet en stund, vet du sannsynligvis hvor viktig e -post er. Siden det ikke er mulig å formidle tone eller kroppsspråk over internett, er det lett å misforstå andres budskap når du ser det på en skjerm. Fortsett å lese for å lære hvordan du kan skrive e -postmeldinger som er klare, konsise og effektive i profesjonelle omgivelser.
Trinn
Metode 1 av 10: Skriv e -post når du kan fokusere
Trinn 1. Hvis du er distrahert, er det ikke sikkert at e-posten din er like godt sammensatt
Når du har en e -post å skrive, kan du prøve å sette deg ned uavbrutt når du ikke tenker på en million andre ting. Skriften din blir tydeligere, og du vil kunne fokusere på grammatikk, tone og generelle budskap.
- Dette er spesielt viktig hvis e -posten din går ut til flere personer.
- Skriv e -post i et stille rom og legg vekk telefonen og andre distraksjoner.
Metode 2 av 10: Angi tonen med de første ordene
Trinn 1. Innledningsfrasen din kan ha stor innvirkning
Hvis du vil at tonen din skal være lett og uformell, åpner du med noe som "Hei Jessica! Håper du har hatt en god helg. " Hvis du vil holde det litt mer profesjonelt, bare si noe sånt som "Hei David."
Prøv å unngå alt for prippen, som "Kjære Robert." Det virker litt upersonlig
Metode 3 av 10: Hold e -postene dine korte
Trinn 1. Langvarige meldinger har en tendens til å forvirre mottakeren
Prøv å være kort og konsis, hvis mulig. Hold setningene korte, og ikke legg til for mange detaljer-hvis du skriver mer enn 1 eller 2 avsnitt, bør du sannsynligvis gi folk informasjonen via videochat eller personlig.
- Prøv å komme til poenget raskt, og unngå å skrive masse hyggelig.
- Folk har en tendens til å lese e -postmeldinger i korte utbrudd. Hvis du legger til for mye informasjon, er sjansen stor for at noe av det vil gå tapt.
- Hold e-postene dine korte, men prøv å unngå sløve setninger eller svar på ett ord. De kan virke litt frekke, spesielt over en dataskjerm.
Metode 4 av 10: Fortell klart hva du trenger
Trinn 1. Hvis du ber om noe, må du kontrollere at det er forståelig
Ikke slå rundt i bush-tilstanden det du trenger tydelig og direkte, så det er ingen misforståelse. Hvis det er en tidslinje, må du også inkludere det. Sørg for å holde tonen lys, skjønt. For eksempel:
- "Jeg trenger den månedlige fremdriftsrapporten i innboksen min mandag kveld."
- "Hvis du kunne få tilbakemeldingsskjemaet til teamet mot slutten av uken, ville det vært flott."
Metode 5 av 10: Organiser tankene dine med avsnitt
Trinn 1. Det vil hjelpe folk med å lese informasjonen enkelt
Når du går over til et nytt emne, må du skille det med et nytt avsnitt slik at e -posten din kan skimmes. Det vil hjelpe leseren din med å skanne meldingen raskt for å finne delene som er mest relevante for dem.
Bruk ord som "også", "neste" og "til slutt" for å starte avsnittene dine
Metode 6 av 10: Legg til en bestemt emnelinje
Trinn 1. La folk få vite hva e -posten egentlig handler om
Sørg for at emnet ditt er spesifikt; for eksempel, i stedet for å skrive "Rapport", kan du prøve noe som "Månedlig planleggingsrapport: juni 2021." Dine kolleger vil mer sannsynlig åpne den og lese den hvis de vet at den er viktig og relevant for dem.
Dette hjelper også med å holde e -postene dine utenfor spam -mappen
Metode 7 av 10: Korrekturlese for skrivefeil
Trinn 1. Feil kan virkelig kaste bort meldingen din
Mens de fleste stavekontrollene vil fange feilstavede ord, vil de ikke kunne fange feil ordvalg eller noens feilstavede navn. Du bør også lese igjennom manglende skilletegn eller grammatiske feil, siden de kan få leseren til å tro at du ikke bryr deg. Bruk 2 til 3 minutter på å lese e -posten din før du sender den for å sikre at det ikke er noen åpenbart åpenbare feil.
I profesjonelle omgivelser er det veldig viktig å stave noens navn riktig. Ta et minutt til å dobbeltsjekke at du har det rett før du sender det av for å unngå plagsomhet i fremtiden
Metode 8 av 10: Les e-postene dine på nytt for tone
Trinn 1. Tenk på hvordan mottakerne vil lese meldingen din
Noe som "La oss snakke senere" kan virke uskyldig for deg, men din kollega som leser det kan tro at de er i trøbbel eller at du er sint. Endre det til noe som: "Har du tid til å chatte senere om de kommende endringene i rapporten?" å være litt tydeligere.
- Bruk aldri alle caps i e -postene dine! Å skrive en setning i caps lock blir vanligvis sett på som å rope på noen gjennom en dataskjerm.
- I stedet for noe som "Send inn endringene dine i morgen tidlig." prøv noe sånt som "Siden fristen er i morgen ettermiddag, trenger jeg endringene dine innen i morgen tidlig. Gi meg beskjed om den tidslinjen fungerer for deg."
Metode 9 av 10: Pause før du svarer på en betennende e -post
Trinn 1. Hvis du får en e -post som gjør at du føler deg sint, ta et øyeblikk for å puste
I stedet for å lage et kuttsvar, teller du til 10 (eller 1 000) til du føler deg rolig. Les deretter e-posten på nytt for å se om den faktisk er fornærmende eller ikke. Sjansen er stor for at du kan ha misforstått meldingen litt, og det er faktisk ikke så ille.
Hvis du fortsatt føler behov for å lage et sint svar, vent i 24 timer før du sender det. Gå deretter tilbake til svaret ditt etter en dag for å se om du fortsatt vil sende det eller ikke
Metode 10 av 10: Gi folk fordelen av tvilen
Trinn 1. Det er vanskelig å formidle en positiv tone i en e -post
Hvis du leser noe en kollega sendte deg og du umiddelbart ble fornærmet, ta et skritt tilbake og les det de skrev på nytt. Prøv å spørre deg selv om det er noen annen måte tonen kan tolkes på-er denne e-posten egentlig frekk, eller er de bare sløv?
For eksempel kan noen skrive: "Jeg trenger den rapporten innen i kveld." Ved første øyekast virker dette litt kaldt og følelsesløst. Det er imidlertid ikke nødvendigvis frekt, det er bare saklig og kort
Tips
E-post blir ofte sett på som ikke-presserende. Hvis du trenger svar med en gang, kan du prøve å snakke med kollegaen din personlig eller via videochat i stedet
Advarsler
- Selv om emojis og uttrykksikoner indikerer tone, ikke bruk dem for en profesjonell e -post.
- Ikke send krenkende eller betennende e -post, spesielt til en person du ikke kjenner så godt.
