Denne wikiHow lærer deg hvordan du bruker "Mail Merge" -funksjonen i Microsoft Word. Med Mail Merge kan du bruke et regneark med kontaktinformasjon til å automatisk tildele en annen adresse, navn eller annen informasjon til hver kopi av et dokument. Dette er nyttig når du tilpasser nyhetsbrev eller uttalelser, ettersom du ikke trenger å skrive hver persons navn eller adresse for hånd øverst i hvert dokument.
Trinn
Del 1 av 3: Opprette et kontaktark
Trinn 1. Åpne Microsoft Excel
Microsoft Excel-appikonet ligner et hvitt "X" på en mørkegrønn bakgrunn. Excel -siden "Ny" åpnes.
Hvis du allerede har et kontaktark i Excel, kan du gå videre til å importere Excel -kontaktene i stedet
Trinn 2. Klikk på Tom arbeidsbok
Det er øverst til venstre på siden "Ny". Dette åpner et nytt, tomt Excel -dokument.
Trinn 3. Legg til kontaktoverskriftene
Starter i celle A1 og gå rett derfra, skriv inn følgende overskrifter:
- Fornavn - Fornavnene til kontaktene dine kommer i denne kolonnen (celle A1).
- Etternavn - Kontakternes etternavn kommer i denne kolonnen (celle B1).
- Tlf - Kontaktenes telefonnumre kommer i denne kolonnen (celle C1).
- StreetAddress - Adressene til kontaktene dine kommer i denne kolonnen (celle D1).
- By - Ditt kontakts bostedsbyer kommer i denne kolonnen (celle E1).
- Stat - Kontaktens bostedsstat vil komme i denne kolonnen (celle F1).
- ZIP - Postnummerene til kontaktene dine kommer i denne kolonnen (celle G1).
- E -post - E -postadressene til kontaktene dine kommer i denne kolonnen (celle H1).
Trinn 4. Skriv inn kontaktinformasjonen din
Start i kolonne A, celle 2, begynn å skrive inn kontaktinformasjonen for hver av personene du vil generere en sammenslåing av.
Sørg for at denne informasjonen er korrekt før du fortsetter
Trinn 5. Lagre dokumentet
Å gjøre slik:
- Windows - Klikk Fil, klikk Lagre som, Dobbeltklikk Denne PCen, klikk på en lagringsplassering på venstre side av vinduet, skriv inn dokumentets navn i tekstfeltet "Filnavn", og klikk Lagre.
- Mac - Klikk Fil, klikk Lagre som…, skriv inn dokumentets navn i "Lagre som" -feltet, velg et lagringssted ved å klikke "Hvor" -boksen og klikke på en mappe, og klikk på Lagre.
- Husk det valgte lagringsstedet-du må finne Excel-regnearket senere.
Trinn 6. Lukk Excel
Klikk på X i øvre høyre hjørne av Excel (Windows) eller den røde sirkelen i øvre venstre hjørne (Mac). Du kan nå fortsette å opprette sammenslåingen av e -post i Microsoft Word.
Del 2 av 3: Importere kontakter til Word
Trinn 1. Åpne Microsoft Word
Word-appikonet ser ut som en hvit "W" på en mørkeblå bakgrunn. Som med Excel, åpnes "Ny" -siden.
Hvis du har et eksisterende Microsoft Word-dokument som du vil importere Excel-kontaktene til, dobbeltklikker du i stedet for å åpne det og hoppe over neste trinn
Trinn 2. Klikk på Tomt dokument
Det er en hvit boks øverst til venstre på siden. Et tomt Microsoft Word -dokument åpnes.
Trinn 3. Klikk kategorien Utsendelser
Denne kategorien er øverst i Microsoft Word -vinduet. En verktøylinje vises rett under fanen.
Trinn 4. Klikk på Velg mottakere
Det er i "Start Mail Merge" -delen av Utsendelser verktøylinje. Hvis du gjør det, blir du bedt om en rullegardinmeny.
Trinn 5. Klikk på Bruk en eksisterende liste…
Du finner dette alternativet i rullegardinmenyen. Et nytt vindu åpnes.
- Hvis du noen gang vil bruke Outlook -kontakter i stedet, kan du velge Velg blant Outlook -kontakter alternativet i rullegardinmenyen.
- Du kan også skrive inn en midlertidig liste over kontaktinformasjon i Word ved å velge Skriv inn en ny liste alternativ. Dette er nyttig når du bare trenger å opprette en håndfull kontaktinformasjon.
Trinn 6. Velg Microsoft Excel -kontaktarket
Klikk på mappen du lagret Excel -arket i på venstre side av vinduet, og klikk deretter på Excel -arket for å velge det.
Trinn 7. Klikk på Åpne
Det er nederst til høyre i vinduet.
Trinn 8. Bekreft avgjørelsen
Klikk navnet på Excel-arket i popup-vinduet, og klikk deretter OK nederst i vinduet. Excel -arket ditt blir valgt som stedet der kontaktene dine skal lastes inn.
Kontroller at avmerkingsboksen "Første rad med data inneholder kolonneoverskrifter" nederst i dette vinduet er merket av
Del 3 av 3: Bruke Mail Merge
Trinn 1. Gå til stedet der du vil sette inn kontaktinformasjon
Finn stedet der du vil sette inn kontaktinformasjon (f.eks. Toppen av dokumentet) og klikk på den for å plassere markøren der.
Trinn 2. Klikk på Sett inn flettefelt
Det er et alternativ i delen "Skriv og sett inn felt" i Utsendelser kategorien. En rullegardinmeny vises.
Du må kanskje klikke på Utsendelser kategorien igjen før du gjør dette.
Trinn 3. Velg en informasjonstype
I rullegardinmenyen klikker du navnet på en av overskriftene fra Excel-dokumentet for å sette det inn.
For eksempel vil du klikke Fornavn i rullegardinmenyen hvis du ønsket å sette inn en tag for kontaktens fornavn.
Trinn 4. Legg til annen informasjon om nødvendig
Dette kan inkludere kontaktadresser, etternavn, telefonnumre og så videre.
Trinn 5. Klikk på Fullfør og flett
Det er helt til høyre på siden Utsendelser fanens verktøylinje. Dette ber om en rullegardinmeny.
Trinn 6. Velg et sammenslåingsalternativ
Klikk på ett av følgende:
- Rediger individuelle dokumenter - Åpner hver mottakers dokument, slik at du kan tilpasse dokumentene ytterligere.
- Skriv ut dokumenter … - Lar deg skrive ut en kopi av dokumentet for hver enkelt person som er oppført i kontaktarket.
- Send e -postmeldinger … - Lar deg sende ut dokumentene som e -post. Kontaktens e -postadresser vil bli valgt som destinasjonens e -postadresser.
Trinn 7. Følg instruksjonene på skjermen
Avhengig av det valgte alternativet, vil du ha et tilleggsskjema du kan gå gjennom (for eksempel hvis du valgte E -post, må du skrive inn et emne og deretter klikke OK). Dette vil fullføre prosessen for sammenslåing av e -post.
