E -post er en vanlig form for kommunikasjon, og å vite hvordan du skal presentere deg selv for noen på e -post, kan hjelpe din karriere og nettverksarbeid. Hvis du skriver en kortfattet og oversiktlig innledende e -post, øker sjansen for at mottakeren tar deg tid til å lese den og kommunisere med deg. Unngå noen av de mer vanlige feilene for å sikre at du skiller deg ut fra mengden.
Trinn
Metode 1 av 3: Starting Strong
Trinn 1. Gjør emnelinjen tydelig
Mottakeren din bør ha en god idé om hva e -posten handler om, før han åpner den. Hold det kort også; et langt emne kan være tungvint. For en innledende e -post er det vanligvis helt akseptabelt å skrive "Introduksjon - Ditt navn".
Mobilenheter vil vanligvis bare vise omtrent 25-30 tegn i motivet, så hold det kort
Tips:
Husk å skrive emnelinjen først! En vanlig feil er å lagre emnelinjen til slutt, noe som kan føre til at du glemmer å skrive den i det hele tatt.
Trinn 2. Åpne med en bedriftshilsen
Ikke begynn med "Hei" eller "Hei". Du kan bruke slike hilsener når du har blitt kjent med personen. Start med en velprøvd forretningshilsen. Unngå å bruke mottakerens fornavn i hilsenen.
- "Kjære fru/herr/fru." - Hvis du i det hele tatt er usikker på sivilstatusen til kvinnen du sender e -post til, bør du alltid bruke "Ms." som det er mindre formastelig.
- "Til hvem det kan angå" - Dette bør bare brukes hvis du ikke er sikker på hvem som vil motta meldingen.
Trinn 3. Presenter deg selv
Den første setningen bør presentere deg selv for mottakeren din. Dette gjør at de kan knytte et navn til resten av e -postmeldingen.
- "Mitt navn er…"
- Gi tittelen din hvis det er aktuelt. Hvis du har flere titler, ikke liste dem alle, bare den viktigste eller mest relevante.
Metode 2 av 3: Hold det kortfattet
Trinn 1. Forklar hvordan du fikk mottakerens e -postadresse
La mottakeren vite hvordan du fant ut kontaktinformasjonen deres. Dette viser at du gikk gjennom de riktige kanalene for å nå dem.
- "Din kontorsjef ledet meg mot denne e -postadressen"
- "Jeg fant denne e -postadressen på nettstedet ditt"
- "Så og så sa at jeg skulle komme i kontakt med deg"
Trinn 2. Snakk om sist gang du møttes (hvis aktuelt)
Å jogge personens minne kan føre til mer engasjement.
- "Vi snakket kort på konferansen i forrige uke"
- "Vi snakket i telefon i går"
- "Jeg så presentasjonen din på …"
Trinn 3. Del en felles interesse
Dette kan hjelpe deg med å forholde deg til mottakeren din, og forhindrer at e -post fra virksomheten din virker for kald. For å bestemme gjensidige interesser, må du kanskje undersøke mottakeren litt. Mulige forskningsområder inkluderer Facebook, Twitter og LinkedIn.
- Sørg for at du gir personen beskjed om hvor du fant denne gjensidige interessen, ellers kommer du ut som en stalker.
- Hvis det er mulig, kan du prøve å beholde gjensidig interesse forretningsrelatert, for eksempel noe innen ditt felt eller en profesjonell lidenskap som dere begge deler.
Trinn 4. Oppgi grunnen til at du tar kontakt
Ikke vent for lenge med å komme til poenget. Ingen kommer til å lese en e -post som er flere avsnitt lenge før noe som ligner poenget dukker opp. Forklar klart og greit hva du vil, og hvorfor du kontakter den personen om det. Hvis du ber om råd eller gjør en annen forespørsel, må du kontrollere at det er håndterbart, spesielt hvis dette er din første kontakt.
- "Jeg er interessert i å lære mer om …"
- "Jeg vil gjerne møte deg en gang for å diskutere …"
- "Jeg vil gjerne ha din mening om …"
Trinn 5. Hold e -posten fokusert på ett emne
Hvis du lar e -posten din slingre kan det føre til at mottakeren din mister interessen eller glemmer hvorfor du sendte e -post i utgangspunktet.
Tips:
Bare spør mottakeren om en ting i e -posten din.
Metode 3 av 3: Logge av
Trinn 1. Takk mottakeren for sin tid
Ingen liker å gå gjennom hele e -posten sin, så sørg for å takke mottakeren for at du tok deg tid til å lese din. Denne enkle høfligheten vil forbedre mottakernes humør sterkt og øke sjansene for at du får svar.
- "Jeg setter pris på at du tok deg tid til å lese denne e -posten."
- "Takk for at du tok deg tid til å lese dette."
Trinn 2. Gi en oppfordring til handling
Be mottakeren om å skrive deg tilbake, ringe, tenke på forslaget ditt eller noe annet for å få dem engasjert. Å stille et spørsmål er en annen flott måte å øke engasjementet på.
- "Ring meg når du har ledig tid"
- "La oss møtes til lunsj en gang snart"
- "Hva tenker du om …?"
- "Jeg ser frem til ditt svar"
Trinn 3. Avslutt e -posten
Når du avslutter en profesjonell e -post, må du sørge for at slutten din er takknemlig, men kortfattet. En enkel avslutningshilsen vil holde e -posten din profesjonell mens du fremdeles uttrykker din takknemlighet.
- "Vennlig hilsen,"
- "Takk skal du ha,"
- "Vennlig/varm hilsen"
- "Beste"
- Unngå "Med vennlig hilsen", "Med vennlig hilsen", "Skål!", "Fred", "Takk for omtanken."
Trinn 4. Inkluder signaturen din
Hvis du ikke har konfigurert e -posttjenesten din til å inkludere signaturen din, må du avslutte med navn, tittel og kontaktinformasjon. Ikke overbelast denne delen med fem telefonnumre, to e -postadresser og tre nettsteder. Hold det enkelt, slik at mottakeren vet den beste måten å komme i kontakt med deg. Unngå å inkludere anførselstegn i signaturen din.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Trinn 5. Korrekturles e -posten
Før du klikker på "Send" -knappen, ta deg tid til å lese gjennom e -posten et par ganger, og rette opp eventuelle feil du finner underveis. Siden denne e -posten sannsynligvis vil være din første kontakt med mottakeren, må du legge igjen et best mulig inntrykk. Stavefeil og grammatiske feil vil raskt få e -posten din til å se mye mindre profesjonell ut.
