Selv om de ikke brukes så ofte i dag, er en faksmaskin fremdeles en viktig enhet for overføring av viktige dokumenter, skjemaer og håndskrevne notater raskt og effektivt, spesielt i kontormiljø. En faksmaskin bruker en aktiv fasttelefon for å sende og motta dokumenter, og å bruke en er like enkelt som å ringe et telefonnummer. Når du har konfigurert faksmaskinen din riktig og gjort deg kjent med metodene for å sende og motta en faks, sender du enkelt dokumenter på kort tid!
Trinn
Del 1 av 3: Konfigurere faksmaskinen
Trinn 1. Plasser faksmaskinen
Plasser faksmaskinen på en flat overflate i nærheten av stikkontakter og en telefonkontakt. Sørg for at papirmateren vender utover. Dette vil forhindre at innkommende fakser og skannede dokumenter setter seg fast mellom veggen og maskinen, og forhindrer at de blir skadet.
Trinn 2. Koble til strømkilden
Koble faksmaskinen til nærmeste stikkontakt. Forsikre deg om at tilkoblingen er god og at støpselet sitter riktig i stikkontakten. Når faksmaskinen er koblet til strømkilden, må du sørge for at den forblir av resten av oppsettet.
Trinn 3. Sikre telefonlinjen
En faksmaskin bruker en telefonlinje til å sende og motta data for å lage og skrive ut dokumenter. De vil ikke fungere gjennom en internettbasert telefonlinje. Sørg for å ha en aktiv telefonlinje og telefonnummer til faksmaskinen, slik at maskinen kan overføre og motta signaler for å lage dokumentene.
Ring din kabel- og telefonleverandør for å sette opp en fasttelefon om nødvendig
Trinn 4. Koble til telefonkabelen
En standard telefonkabel bør kobles til faksmaskinens telefonkontakt, som vanligvis er på baksiden av maskinen. Den andre enden av ledningen skal festes direkte i nærmeste telefonkontakt i veggen. Dobbeltsjekk for å se at ledningen er koblet til maskinen og telefonens kontakt på veggen.
Trinn 5. Legg i papir og blekk
Faksen krever papir og blekk for å lage og skrive ut innkommende dokumenter. Sørg for at du har disse forsyningene for hånden.
- Før du legger i papiret, vift eller bla gjennom papirbunken for å sikre at de ikke henger sammen. Dette vil forhindre papirstopp.
- Hver maskin vil inneholde en bestemt type, størrelse og antall blekkpatroner. Sørg for å lese maskinens instruksjoner for å avgjøre hvilket blekk som fungerer best med maskinen din.
Trinn 6. Kontroller tilkoblingen
Når faksmaskinen er tilkoblet og papir og blekk er satt inn, slår du på maskinen og sjekker telefontilkoblingen. Tilkoblingen må være sikker for å kunne bruke faksmaskinen.
- Kontroller at fasttelefonen er riktig tilkoblet ved å ta opp faksmaskinens mottaker hvis den er tilgjengelig på enheten. Mottakeren skal ligne en telefon. Lytt etter summen fra summetonen, noe som indikerer at tilkoblingen er sikker.
- Hvis faksen ikke har en mottaker, kan du koble til en telefon via den eksterne telefonkontakten på faksmaskinen. Du bør høre summen fra summetonen hvis tilkoblingen er lyd.
Del 2 av 3: Sende en faks
Trinn 1. Slå på maskinen
Sørg for at maskinen er slått på og at telefonledningen er på plass før du sender et dokument. Det kan være lurt å sjekke mottakeren for summetone for å sikre at tilkoblingen er sikker.
Trinn 2. Bruk et omslag
Et forsideark er en flott måte å garantere at dokumentet kommer til riktig person. Dette er spesielt nyttig når du sender fakser til en virksomhet der flere ansatte kan bruke samme enhet. Et forsideark skal inneholde mottakerens navn, faksnummeret ditt og ditt, kontaktinformasjonen din og antall sider mottakeren bør forvente å motta i faksen.
Å inkludere sideantallet på omslaget er nyttig for mottakeren, slik at de vet om de har mottatt alle nødvendige sider
Trinn 3. Bestill dokumentene riktig
Sørg for å legge til sidetall og sette dokumentets sider i den rekkefølgen du ønsker at de skal mottas. Du vil ikke at mottakeren skal pusle sidene sammen. Dette kan forårsake forvirring og kan forstyrre den tilsiktede meningen bak dokumentet. Bestille sidene og nummerere dem vil sikre en effektiv overføring av informasjon.
Trinn 4. Sett inn dokumentene i skanneren
De fleste faksmaskiner krever at du plasserer dokumentet enten med forsiden opp eller ned i skannerdelen av faksmaskinen. Det er ingen standard metode på alle enheter. De fleste faksmaskiner angir hvilken metode som skal brukes med et lettlest symbol på forsiden av enheten.
Trinn 5. Slå mottakerens faksnummer
Bruk tastaturet på forsiden av faksen, og ring mottakerens faksnummer, inkludert retningsnummeret. Hvis du fakser et dokument internasjonalt, må du sette inn landskoden. Hvis det er et firmanummer som brukes til å ringe eksternt (ofte "7" eller "9"), må du trykke på tallet før område- eller landskoden og faksnummeret.
Trinn 6. Send dokumentene
Når du har slått nummeret, krever de fleste faksmaskiner at du trykker på en "send" eller "start" -knapp for å overføre dokumentet. Se på når dokumentet sender hvis det oppstår en feil eller papirstopp. Når dokumentoverføringen er vellykket, skriver faksen med en statusrapport eller en bekreftelsesside ut. Hvis du får en feilmelding, kan du prøve å sende dokumentet på nytt.
Del 3 av 3: Motta en faks
Trinn 1. Kontroller tilkoblingen
Sørg for at faksmaskinen er slått på. Det er også viktig å sørge for at faksmaskinen er koblet til en strømkilde og telefonkontakten for å motta fakser. Det kan være lurt å ta opp mottakeren og lytte etter summetonen for å sikre riktig tilkobling.
Trinn 2. Kontroller papir- og blekkforsyningen
Du vil ha nok papir og blekk i faksmaskinen. Hvis du mottar mange dokumenter via faksmaskinen, må du sjekke disse rekvisita ofte. Ellers kan dette forhindre deg i å motta et dokument i sin helhet eller forsinke ankomsten.
Trinn 3. Lytt etter ringetonen
Faksmaskinen ringer eller gir en oppringingslyd når den mottar et innkommende dokument. Maskinen er satt til å behandle disse dokumentene automatisk, så du trenger ikke å gjøre noe nå. Unngå å trykke på knappene på maskinen i løpet av denne tiden, ellers kan forbindelsen bli forstyrret eller koblet fra.
Trinn 4. Gjennomgå dokumentet
Når faksmaskinen har mottatt dokumentet, vil den skrive ut sidene i den rekkefølgen de ble plassert av avsenderen. Gjennomgå forsiden for å sikre at du er den tiltenkte mottakeren og at alle sidene ble overført og skrevet ut.
Trinn 5. Oppfølging med avsenderen
Hvis du ønsker å bekrefte at du mottok faksen, eller hvis du er bekymret for at du ikke har mottatt all nødvendig informasjon, kan det være lurt å følge opp avsenderen via telefon eller e-post. Kontaktinformasjonen kan være oppført på forsiden, så se denne siden hvis du ikke har avsenderinformasjonen tilgjengelig.
