Excel er et super nyttig program, men de forskjellige funksjonene kan virke overveldende! Ikke bekymre deg. Det er mange tips og triks du kan bruke for å hjelpe deg med å fullføre arbeidet raskt. Du kan øke ferdighetssettet ditt ved å lære et nytt sett med triks. Du kan også lære å bruke pivottabeller for å bedre analysere dataene dine. Til slutt, bruk litt tid på å utforske nye funksjoner. Det er mange måter å raskt bli en Excel -mester på!
Trinn
Metode 1 av 4: Lær triks og tidsbesparelser
Trinn 1. Bruk hurtigtaster for å navigere raskere
Gjennomfør hurtigtaster og kutt ut tiden det tar å bruke musen. Hvis du for eksempel holder nede ctrl -tasten mens du klikker på en pilknapp, vil du velge alle cellene til slutten av regnearket. Sjekk hvor mye raskere du kan jobbe uten musen!
- Gjør tall til valuta ved å trykke ctrl, shift og $ samtidig.
- Konverter tall til datoer ved å trykke ctrl, shift og # samtidig.
- Endre sider raskt ved å holde nede ctrl mens du trykker side opp eller side ned, øverst til høyre på tastaturet.
- Vanligvis har Excel for Mac blitt oppdatert til å ligne Excel for Windows. Hvis du får problemer med å bruke disse snarveiene, kan du sjekke instruksjonene for akkurat ditt program.
Trinn 2. Gå til Sorter -menyen med en snarvei:
kommando, skift, r. Excel tilbyr egendefinerte lister i Sorter -menyen. Du kan for eksempel velge å ordne produktene dine levert etter uke, måned eller prioritet. Etter at du har åpnet denne menyen, kan du klikke på åpne "Sort By" -rullegardinboksen. Der kan du se et bredt spekter av alternativer basert på ditt eget regneark. Hvor nyttig er det?
Trinn 3. Trykk alt="Bilde" og pil ned for å komme til filtermenyen
Denne snarveien lar deg komme til filtermenyen enda raskere! Du får se rullegardinmenyer som lar deg velge og velge hva du vil markere i regnearket. Du kan også bruke flere andre hurtigtaster for å bruke filtre enda mer effektivt:
- Trykk ctrl, shift, L for å slå filtre på eller av.
- Trykk ALT, pil ned for å vise Filter -rullegardinmenyen.
Trinn 4. Finn Quick Analysis nederst i hjørnet
Du kan raskere gjøre grunnleggende analyse uten å måtte søke etter funksjonen du ønsker. Quick Analysis har en liten meny nederst til høyre i regnearket. I denne menyen finner du mange verktøy som kan brukes til å trekke forskjellige deler av dataene dine sammen. Denne tidsbesparelsen holder deg fra å måtte lete etter spesifikke funksjoner-mange av dem er i denne menyen.
Trinn 5. Gå til Sett inn> Diagrammer for å finne nye diagrammer
Diagrammer kan få dataene dine til å se mye mer interessante ut! Ikke bli sittende fast i en rutine for å bruke de samme gamle kakediagrammene. Imponere sjefen din og livnære opp dataene dine ved å bruke hierarkiske diagrammer, for eksempel trekart. Dette vil vise dataene dine som et kvadrat (hele dataene dine) som består av mindre rektangler som representerer de enkelte komponentene i dataene dine.
Et annet nyere diagram er fossen, som illustrerer hvordan deler av dataene bidrar til helheten. Du kan også finne denne i diagrammer
Trinn 6. Lag solide spådommer ved hjelp av ett-klikk-prognoser
Dette verktøyet får deg til å føle deg som en proff. Velg dataene du vil analysere. Gå til kategorien Data og gå inn i Forecast -gruppen. Velg Prognoseark og utforsk alternativene i dialogboksen.
- For eksempel kan du velge å få informasjonen din vist enten som et linje- eller stolpediagram.
- Du kan også velge alternativet for prognoser avhengig av sesongmessighet.
Metode 2 av 4: Bruke pivottabeller
Trinn 1. Gå til Data i Excel og velg Pivottabeller
Å mestre pivottabeller kan være en ekte spillveksler for Excel -brukere. Pivottabeller hjelper deg med å omorganisere dataene dine og se på dem på forskjellige måter. Excel vil automatisk fylle ut dataene dine, men du kan flytte dem rundt som du vil. Når du har opprettet bordet, kan du velge hvordan du vil organisere det ved å velge ett av fire alternativer:
- Rapportfilter, som lar deg se på bare visse rader.
- Kolonneetiketter, som kan fungere som overskrifter.
- Radetiketter, som du kan bruke til å navngi radene dine.
- Verdi, som lar deg velge om du vil telle eller summere dataene dine og tilbyr forskjellige andre manipulasjoner.
Trinn 2. Legg til flere rader og kolonner samtidig
Når du ser på tabellen, kan du velge hvilke rader eller kolonner du vil legge til. Marker radene/kolonnene du vil sette inn, høyreklikk og velg "Sett inn". Dette vil spare tid, siden dette er mye raskere enn å legge til individuelle kolonner eller rader.
Trinn 3. Del dataene dine med filtre
Når du klikker på fanen Data i regnearket, velger du "Filter". Du kan deretter velge om du vil se kolonnene i synkende eller stigende rekkefølge ved å klikke på pilen ved siden av kolonneoverskriften. Du kan også gjøre dette for å velge hvilke rader du vil se.
Trinn 4. Merk kolonnen du vil transponere
I noen tilfeller vil du kanskje endre dataene fra rader til kolonner, eller omvendt. Merk raden eller kolonnen du vil endre, og høyreklikk. Velg deretter "Kopier". Velg cellen der du vil starte den nye raden eller kolonnen. Høyreklikk deretter og velg "Lim inn spesialtilbud." Et nytt alternativ vil dukke opp, og du kan klikke "Transponer".
Trinn 5. Merk en rad eller kolonne for å fjerne duplikater
Hvis du jobber med et stort datasett, kan du ha mye gjentakelse i dataene dine. Velg raden eller kolonnen du vil finjustere, og merk den. I fanen Data, se under "Verktøy" og velg "Fjern duplikater."
En pop-up vil be deg om å bekrefte hvilke data du vil manipulere. Velg igjen "Fjern duplikater."
Metode 3 av 4: Legge til nye formler og funksjoner til ditt repertoar
Trinn 1. Bruk verktøyet Sett inn formel
Ikke vær redd for å prøve noen nye formler. For å gå inn i en funksjon, marker cellen som skal inneholde funksjonen. Deretter klikker du Formel -fanen på båndet øverst i regnearket og velger "Sett inn funksjon". Hvis du vet den eksakte formelen du vil bruke, kan du skrive den inn. Du kan også skrive inn søkeord som "telleceller". Excel kan hjelpe deg med å finne formelen du trenger, noe som er veldig nyttig.
Trinn 2. Øv deg på å bruke SUMPRODUCT i Excel
Denne funksjonen brukes til å multiplisere matriser eller områder og gi deg summen av produktet. Syntaksen er: = SUMPRODUCT (array1, [array 2], …)
Det er forskjellige funksjoner i SUMPRODUCT. For eksempel, hvis du trenger å legge til bunnverdiene for dataene dine, kan du velge SMALL -funksjonen i SUMPRODUCT -funksjonen
Trinn 3. Bruk TELLING -funksjonen
Dette er nyttig hvis du vil bestemme hvor mange ganger et tall eller ord vises i regnearket. Formelen er = COUNTIF (område, kriterier).
For eksempel, hvis du ville vite hvor ofte ordet "California" vises, ville du skrive = COUNTIF (B: B, "California")
Trinn 4. Bruk VLOOKUP til å kombinere data
Du kan tenke på VLOOKUP som ligner på å bruke en telefonbok for å bruke en persons navn for å finne telefonnummeret sitt. Denne funksjonen lar deg se på én informasjon og finne den tilsvarende verdien i den samme eller forskjellige raden eller kolonnen.
- Du kan finne ut at du vil kombinere 2 eller flere regneark til 1. Først må du kontrollere at du har minst en kolonne som er helt identisk i begge regnearkene. Formelen er: = VISNING (oppslagsverdi, tabelloppsett, kolonnummer, [områdeoppslag]).
-
For eksempel, når du legger inn dine egne variabler kan det se slik ut:
- = VISNING (C2, Ark2! A: B, 2, FALSK)
- Dette ville være nyttig hvis du hadde et delenummer for et utstyr og trenger å vite prisen på delen.
Metode 4 av 4: Konsultere andre ressurser for å lære mer
Trinn 1. Vend deg til Mr Excel for vanskelige problemer
Selv en Excel -ekspert kan støte på problemer. Det er ok! Excel har så mange funksjoner, det ville være ganske tøft å kjenne dem alle. Hvis du befinner deg fast, går du bare til www.mrexcel.com. Først kan du prøve å finne svaret på spørsmålet ditt på oppslagstavlene. Andre bruksområder kan være veldig nyttige for å hjelpe deg.
Hvis du trenger eksperthjelp, kan du registrere deg for en konsultasjon fra Mr. Excel. Du må kanskje bruke litt penger, men du vil sannsynligvis få en tilpasset løsning som virkelig kan hjelpe deg
Trinn 2. Ta en gratis online opplæring
Enten du leter etter nye snarveier, eller bare ønsker å imponere sjefen din med nye ferdigheter, kan en opplæring virkelig hjelpe deg med å få et bein opp. GCF Learn Free tilbyr et virkelig grundig kurs som takler en rekke Excel -problemer. Du kan lære hvordan du bruker What-If-analysen raskere, og se eksempler på hvordan du bruker mange forskjellige formler.
Trinn 3. Gjør et raskt internettsøk for å finne en klasse i ditt område
Bare skriv "excel class" i søkemotoren og hvor du bor. For eksempel kan du skrive "excel class in Chicago". Mot et gebyr kan du registrere deg for personlige eller online klasser. Du kan be en ekspertinstruktør om å vise deg de siste triksene.
Tips
- Du kan ta kurs i Excel online eller personlig ved din lokale community college.
- Du kan også finne det nyttig å laste ned noen Excel -maler og trene på å bruke de nye ferdighetene dine.
