Denne wikiHow lærer deg hvordan du gjør en sammenslåing av e -post i Microsoft Office eller OpenOffice.org. Mail fletting er en super praktisk funksjon som lar deg automatisk tilpasse et dokument for hver mottaker den sendes til. På den måten trenger du ikke å endre dokumentet individuelt for hver mottaker. Det er en enorm tidsbesparelse, og det er veldig enkelt å gjøre! Trinnene nedenfor vil lede deg gjennom hele prosessen trinn for trinn.
Trinn
Metode 1 av 3: Tilberedning
Trinn 1. Bygg en datafil
Dette kan være en regnearkfil, databasefil eller til og med et tekstdokument med riktig formatering. Regnearkfiler er mest brukt; denne guiden forutsetter at du bruker et regneark.
-
Datafilen din skal ha all informasjonen som må endres fra kopi til kopi. For eksempel, hvis du skriver et skjemabrev, inneholder datafilen navnene og muligens adressene til alle du har tenkt å sende brevet til.
Sett ett informasjonselement i hver celle langs en linje, slik at hver type informasjon (fornavn, etternavn, æresbevisst og så videre) er i sin egen kolonne
-
Lag fornuftige kolonnenavn. Mail flette leser data i kolonner. Det vil anta at den første oppføringen i hver informasjonskolonne er det generelle navnet på den typen informasjon, så bruk navn som gir mening for deg.
Start for eksempel en kolonne med fornavn ved å skrive "fornavn", og legg deretter alle fornavnene under den. Når du blir spurt hvilket felt du skal sette inn i brevet ditt, vil du se "fornavn" som et alternativ og huske hva som finnes i den kolonnen
- Microsoft Office-brukere som også bruker Outlook for e-post, kan bruke Outlook-adresseboken som en datafil i stedet, hvis ønskelig.
Trinn 2. Lagre datafilen
Lagre det et sted du kan finne det enkelt, og navngi det noe du lett vil huske.
Trinn 3. Skriv ut hoveddokumentet
Dette er dokumentet du skal sette inn informasjon i. For eksempel, hvis du skriver et skjema, er hoveddokumentet brevet. Enhver post som flettes sammen vil fylle ut for deg (for eksempel navn), bør stå tomt for nå.
Metode 2 av 3: Mail Merge i MS Office
Trinn 1. Åpne oppgavelinjen for sammenslåing
Klikk på ruten fra hoveddokumentet for å åpne den. Hvis du ikke ser det, åpner du Verktøy -menyen og velger Mail Merge fra listen.
Trinn 2. Svar på MS Office sine spørsmål
Verktøyet for sammenslåing av e -post i Office har noen få trinn designet for å gjøre livet ditt enklere ved å slå sammen filene dine mer smart og nøyaktig.
- Start med å fortelle hva slags dokument du skriver. Klikk på best passform, og klikk deretter Neste.
- Fortell det hvilket "startdokument" (primært dokument) du vil bruke. Hvis du har fulgt disse trinnene, bør du kunne velge "bruk dette dokumentet." Klikk Neste.
Trinn 3. Velg filen du vil slå sammen
Dette er datafilen du opprettet tidligere. Velg passende alternativknapp og klikk Neste for å søke etter filen og koble den til hoveddokumentet.
Hvis du foretrekker å bruke Outlook -adresseboken, klikker du alternativet i stedet
Trinn 4. Velg hvilke data du vil bruke
Med Office kan du velge eller oppheve rader med informasjon som du vil. Dette lar deg velge hvilke informasjonselementer i datafilen du vil slå sammen til hoveddokumentet, noe som gjør datafilen mer nyttig over tid når du bruker den til forskjellige ting. Når du er fornøyd, klikker du Neste.
Dataene kan sorteres ved å klikke på overskriftene i hver kolonne. Dette kan være nyttig hvis du trenger å raskt søke gjennom mye informasjon
Trinn 5. Sett inn datafelt
På neste side i oppgaveruten vil du bli bedt om å skrive dokumentet hvis du ikke allerede har gjort det, og du får se en rekke alternativer for å sette inn data fra filen i dokumentet.
-
Sett inn et datafelt ved å plassere markøren der feltet skal gå, og deretter klikke på den riktige knappen i oppgavelinjen for å sette det inn der.
Du kan slette feilplasserte eller dupliserte datafelt ved å trykke på Slett -tasten, det samme som en vanlig bokstav eller tall
-
De forhåndsinnstilte alternativene endres litt basert på hvilken type dokument du fortalte Office at du skrev. Office gjør sitt beste for å fylle ut riktig informasjon fra dataene du gir den. For eksempel, hvis du skriver et forretningsbrev, kan du se et alternativ for å sette inn en adresseblokk, som inkluderer hver mottakers for- og etternavn og fullstendige adresse, pent organisert på noen få linjer.
- Noen av de forhåndsinnstilte alternativene vil åpne flere vinduer for å fylle ut passende informasjon. Disse er alle mer eller mindre enkle og enkle å forstå.
- Hvis du bruker en forhåndsinnstilling og det ikke ser ut til å kunne finne den riktige informasjonen, klikker du på knappen merket "Match Fields" for å lære programmet hvilket av feltnavnene dine som samsvarer med standardnavnene. For eksempel kan du vise den at den skal bruke kategorien "Familienavn" i datafilen for å fylle ut "Etternavn" -data i en adresseblokk.
- Klikk på "flere alternativer" for å bruke dine egne felt. Du kan se navnene du ga hver kolonne og bruke dem i stedet.
Trinn 6. Kontroller bokstavene
E -postfletting viser ikke den spesifikke informasjonen i feltene du bruker på hoveddokumentet før du skriver ut den, men Office tilbyr en forhåndsvisningsfunksjon som lar deg sjekke og kontrollere at informasjonen vises riktig i henhold til hvordan du plasserte feltene i dokumentet. Bruk den til du er fornøyd med at alt er i orden.
Trinn 7. Fullfør sammenslåingen
Det siste skjermbildet i oppgaveruten for sammenslåing av e -post informerer deg om at alt er på plass, og det er klart for å skrive ut dokumentene dine. Ett sett med informasjon vil vises per dokument som skrives ut, og programmet vil skrive ut like mange kopier som det er sett med informasjon.
Hvis du vil foreta individuelle redigeringer av spesifikke bokstaver, kan du også gjøre det fra denne oppgaveruten ved å klikke "rediger individuelle bokstaver" først
Metode 3 av 3: Mail Merge i OpenOffice.org
Trinn 1. Opprett en database
I OpenOffice.org kreves det alltid en databasefil for en sammenslåing av e -post; Du kan imidlertid fortsatt opprette dataene dine i et regneark først.
- Fra hoveddokumentet åpner du Fil -menyen og velger å opprette en ny databasefil.
- I vinduet som vises, velg alternativet "koble til en eksisterende database". Velg "regneark" fra rullegardinmenyen, og klikk deretter på Neste.
- På det neste skjermbildet, rett OpenOffice.org til regnearkfilen du ønsker å bruke. Du kan velge om du vil passordbeskytte databasen ved å merke av i boksen under filplasseringen. Klikk Neste når du er klar.
-
På denne skjermen velger du om du vil registrere databasen for lettere tilgang senere, og avgjør om du vil åpne databasefilen for å redigere den akkurat nå. (Du trenger sannsynligvis ikke det hvis du nettopp har opprettet regnearkfilen.) Klikk på Fullfør for å lagre databasen.
Sørg for å gi databasen et navn du enkelt kan huske
Trinn 2. Sett inn feltene
Nå som du har koblet informasjonen din til en database som OpenOffice.org kan forstå, er det enkelt å bruke denne databasen for sammenslåing av e -post, så lenge du vet hvor du skal lete.
- Fra Sett inn-menyen, velg 'felter' og deretter 'annet …' fra undermenyen. Alternativt kan du skrive inn kontroll-F2.
- Klikk på "database" -fanen i vinduet som vises.
-
Klikk på Bla gjennom -knappen nederst til høyre i vinduet og finn databasefilen du nettopp har opprettet.
Når du har valgt databasen din, vil den vises i listen med tittelen "databasevalg" på høyre side av vinduet
- Fra "type" -listen på venstre side av vinduet, velg "felt for sammenslåing av e -post."
- Klikk på + ved siden av databasen din, og en regnearkfil skal vises under den. Klikk på + ved siden av at, og du vil se feltnavnene du valgte da du opprettet regnearket.
-
Velg feltet du vil sette inn, og klikk på Sett inn for å plassere feltet i hoveddokumentet.
- Husk å plassere markøren der du vil at feltet skal settes inn før du setter inn, ellers må du klippe og lime inn for å flytte det til riktig posisjon.
- Som i Office behandles tekstfelt som alfanumeriske tegn i hoveddokumentet. Du kan flytte dem med mellomromstasten og slette dem med slettasten.
Trinn 3. Fullfør sammenslåingen
Dobbeltsjekk hvert felt for riktig plassering. Når du er klar, skriver du ut hoveddokumentet. Mail flette vil skrive ut en kopi for hvert sett med oppføringer i filen du slo sammen med dokumentet.
Tips
- Tekstbehandlingsprogrammer har ofte maler som du kan bruke til å lage primære dokumenter.
- Sørg for å dele feltene inn i de mest spesifikke begrepene som er mulig. For eksempel kan du bruke høflighetstittel (Mr., Mrs., Miss), fornavn og etternavn for navnet. Det er tre felt for navn, så bruk tre separate kolonner med én type felt i hver kolonne.
