Du har skrevet en flott e -post, men når det er på tide å skrive avsluttende uttalelser, vet du bare ikke hva du skal si. Det er helt normalt. Å finne en klar, kortfattet måte å avslutte en e -post på kan være frustrerende, men det er ikke umulig. Alt du trenger å gjøre er å legge til en rask oppsummering av poengene dine, tilby en vennlig avslutning og logge av med riktig ord eller uttrykk.
Trinn
Metode 1 av 3: Avslutte en formell e -post
Trinn 1. Bekreft din hensikt med å skrive
Dette er ikke nødvendig for korte e -poster eller raske svar på noens spørsmål. Hvis du skrev en lang e -post, eller hvis du har å gjøre med flere emner eller bekymringer, kan du legge til en kort avsluttende setning for å oppsummere informasjonen eller forespørselen din.
Hvis du for eksempel søker om en jobb, kan du inkludere informasjon om legitimasjon og erfaring. Du kan deretter oppsummere e -posten din ved å skrive, "Basert på min bakgrunn og erfaring, tror jeg at jeg ville være en utmerket kandidat for denne stillingen."
Trinn 2. Legg til en avsluttende linje
I en setning, avslutt e -posten din med et uttrykk for takknemlighet eller en forespørsel om kontakt. Hvis du tar kontakt med noen andre, kan du skrive "Takk for tiden" eller "Jeg gleder meg til å møte deg." Hvis du svarer noen, kan du avslutte med: "Ta gjerne kontakt med meg hvis du har ytterligere spørsmål."
Den nøyaktige lukkingen du skal bruke, avhenger av emnet i e -posten din. Bare husk å holde avslutningen kort, høflig og relevant for e -posten din
Trinn 3. Velg avmelding
Avregninger forventes alltid når en formell e-post avsluttes. Når du avslutter en formell e-post, vil du velge en høflig og respektfull avmelding. Prøv en avslutning som "Hilsen", "Med vennlig hilsen", "Takk" eller "Beste ønsker."
- Unngå å bruke stenografi eller forkortelser. Det er alltid best å skrive ut fulle ord i en formell avmelding.
- Prøv å unngå nedleggelser som er for nære eller formelle. Avmeldinger som "Kjærlighet" er for personlige for en formell e-post, mens "Respektfullt din" bare er hensiktsmessig når de henvender seg til myndigheter.
Trinn 4. Skriv inn ditt fulle navn
Når du avslutter en formell e -post, vil du alltid bruke for- og etternavnet ditt. Du vet ikke hvor mange som heter John eller Lisa mottakeren. Å legge til etternavnet hjelper dem med å huske deg raskere og tydeligere.
Metode 2 av 3: Avslutte en uformell e -post
Trinn 1. Oppgi en grunn til at e -posten avsluttes
Avslutt e -posten din forsiktig ved å gi en kort avslutningsmerknad før du logger deg av. Det skal være vennlig og trenger ikke å inneholde mange detaljer. En setning som: "Uansett, jeg må treffe bøkene!" er en helt god avslutningsanmerkning.
Trinn 2. Hold kommunikasjonslinjen åpen
Legg til en rask uttalelse slik at mottakeren vet at du vil høre fra dem. Å skrive, “Gi meg beskjed hvis du trenger noe annet”, eller “Jeg kan ikke vente med å høre hva du har drevet med”, er vennlig og uformell.
Trinn 3. Logg av
Å avslutte en uformell e -post kan være mye mer uformell enn en formell e -post. Avhengig av mottakeren kan avmeldinger omfatte:
- Kjærlighet
- Jubel
- Ser deg
- Din
- Ha det
Trinn 4. Signer navnet ditt
Med en uformell e -post trenger du vanligvis ikke å signere hele navnet ditt. Mottakeren vet allerede hvem du er. Det er helt akseptabelt å bare signere fornavnet ditt.
Hvis du skriver noen i nærheten av deg, kan du også bruke et kallenavn. Hvis venner eller familiemedlemmer kaller deg med et kallenavn, kan det være morsomt og vennlig å bruke det når du logger av
Metode 3 av 3: Bruke en signaturblokk
Trinn 1. Bestem om en signatur er nødvendig
Hvis du sender en personlig e -post, er det ikke nødvendig med en signatur. En signaturblokk inneholder informasjon, inkludert tittel, kontaktinformasjon og informasjon om din bedrift eller organisasjon. Ikke bekymre deg for å inkludere denne informasjonen hvis du sender en uformell eller personlig e -post. I stedet er det bare å signere navnet ditt.
- Ofte vil din bedrift eller organisasjon kreve en signatur, og de vil gi deg beskjed om hvilken informasjon de trenger. Spør firmaet ditt om de har en standardisert signaturblokk de vil at du skal bruke.
- Hvis din bedrift ikke tilbyr en standard signaturblokk, kan du også kopiere en blokk fra noen andre i organisasjonen din og erstatte kontaktinformasjonen deres med din.
Trinn 2. Legg til informasjonen din
Signaturblokken din bør inneholde noen få grunnleggende ting. Som minimum bør det ha for- og etternavn, tittel, telefonnummer og e -postadresse. Du kan også velge å inkludere bedriftens eller organisasjonens logo, nettsted og lenker til sosiale medier som LinkedIn, YouTube og Facebook.
- Hvis din bedrift eller organisasjon ikke har et standard signaturformat, følger du denne grunnleggende flyt: Sett navnet ditt først, etterfulgt av tittelen din på neste linje. Deretter legger du til e -postadressen din og telefonnummeret ditt, og legger informasjon om din bedrift eller gruppe sist.
- Prøv å holde signaturen kort og enkel. Bruk tre eller fire tekstlinjer. Legg til en logo i stedet for å skrive ut firmanavnet ditt, og bruk en rekke ikoner for sosiale nettverk i stedet for å skrive ut nettadresser.
- Vær forsiktig med å inkludere for mye informasjon om sosiale medier. Lenker bør gå til selskapets informasjon om sosiale medier. Hvis din bedrift ikke har kontoer på sosiale medier, er det generelt ikke hensiktsmessig å koble til dine egne kontoer med mindre det er uttrykkelig bedt om å gjøre det.
Trinn 3. Lagre signaturen din for gjentatt bruk
De fleste e -postklienter inkludert Gmail og Outlook lar deg lagre signaturen din slik at du kan legge den til med ett klikk i stedet for å skrive den ut. Sjekk under e -postinnstillingene dine for å konfigurere signaturen din.
