Hvis du går tom for plass i IBM Notes -e -posten, men ikke er klar til å slette e -postmeldinger, bør du vurdere å arkivere dem. Arkivering av e -post betyr å kopiere meldinger til et annet sted på datamaskinen din. Lær hvordan du arkiverer IBM Notes for å frigjøre plass på kontoen din mens du lagrer de originale e -postene. Det hjelper også datamaskinen og programvaren med topp ytelse.
Trinn
Trinn 1. Begrens e -postfilstørrelsen
Behold e -postfilstørrelsen mindre enn 500 MB. (Noen organisasjoner kan kreve en strengere begrensning, for eksempel 200 MB.)
- Kontroller datastørrelsen ved å gå til Fil, Database, Egenskaper. I Lotus 8, gå til Fil, Programmer, Egenskaper.
- Klikk på "i" -fanen. Tallet etter "Diskplass" er hvor mye data du for øyeblikket har på IBM Notes.
Trinn 2. Lær organisasjonens forhåndsbestemte innstillinger
Hvis du bruker IBM Notes for skole eller arbeid, kan det allerede være arkivinnstillinger på plass. Dette hjelper organisasjoner med å kontrollere mengden e -post per bruker, samt den generelle ytelsen til datamaskiner i organisasjonen. Hvis arkivinnstillinger allerede er etablert, snakk med de tekniske systempersonellene dine for å se om de kan endres.
Trinn 3. Bestem ønskede arkivinnstillinger
Du kan arkivere alle IBM Notes -e -poster eller velge bestemte e -poster. Du må også bestemme hvor ofte du vil at IBM Notes skal arkiveres.
- Åpne det aktuelle programmet (Mail).
- Gå til Handlinger, Arkiv, Innstillinger.
- Gå til kategorien Kriterier og kontroller at "Standard for sist endret" er valgt.
- Klikk "ok" for å lagre endringene.
- Sørg for at kriteriene er aktivert.
Trinn 4. Planlegg automatiske arkiver
Planlegging av automatiske arkiver sikrer at du arkiverer regelmessig og konsekvent. Det sparer deg også tid.
- Åpne det aktuelle programmet (Mail).
- Gå til Handlinger, Arkiv, Innstillinger.
- Gå til kategorien Planlegg. Sørg for at "Planlegg arkivering" er valgt.
- Velg riktig tidspunkt og dag du vil at datamaskinen skal arkivere filene dine.
Trinn 5. Arkiver IBM Notes manuelt
Selv om du planlegger automatisk arkivering, kan du fortsatt arkivere manuelt når som helst.
- Åpne det aktuelle programmet (Mail).
- Åpne e -posten eller mappen du vil arkivere.
- Gå til Handlinger, Arkiv, Arkiv nå.
- Klikk Ja for å arkivere i henhold til dine forhåndsbestemte innstillinger.
Trinn 6. Arkiver ved hjelp av dra og slipp -metoden
Dette er ganske enkelt en annen måte å arkivere IBM Notes manuelt.
- Åpne det aktuelle programmet (Mail).
- Åpne e -posten eller mappen du vil arkivere.
- Velg passende melding (er).
- Dra meldingen (e) til det nødvendige arkivet i navigasjonsruten.
Trinn 7. Se arkiverte meldinger
Selv om du har arkivert en e -post, kan det hende du fortsatt må få tilgang til den fra tid til annen. Arkivfilen din vil etterligne mappene du har konfigurert i din IBM Notes -konto. Alt vil forbli organisert slik du designet det til.
- Åpne det aktuelle programmet (Mail).
- Klikk på Arkiv i navigasjonsruten.
- Velg riktig arkiv (dvs. Standard for sist endret).
Tips
- Sikkerhetskopier viktige e -poster. Hvis du har viktige e -poster i IBM Notes, må du kopiere disse til et annet sted, for eksempel en CD eller DVD. Dette gir deg en ekstra kopi i tilfelle noe skjer med serveren eller kopien som er lagret på din personlige datamaskin.
- Slett gamle og unødvendige meldinger, spesielt hvis de inneholder vedlegg. Dette vil også bidra til å redusere datastørrelsen og hjelpe datamaskinens ytelse.
