E-post er nå en av de mest brukte kommunikasjonsformene, sammen med tekstmeldinger, telefonsamtaler og applikasjoner for direktemeldinger. Tilsvarende med e -post har vært så vanlig at mange mennesker har glemt hvordan de skal lage en. En velkomponert e-post gjenspeiler profesjonalitet og oppriktighet i meldingen den formidler, så det er helt nødvendig at man skal vite hvordan man formaterer en e-postmelding.
Trinn
Trinn 1. Skriv e -postens emne
Emnelinjen i en e -postmelding fungerer som et kort sammendrag av hva meldingen handler om. Emnelinjen din skal være grei og kortfattet at den kan gi mottakeren en ide om hva som er temaet for e -posten din med bare noen få enkle ord.
- For eksempel, hvis du skriver til noen om en bedrift, ikke kompliser emnelinjen med for mange detaljer som "Jeg liker bilen du kjører. Jeg elsker den blå fargen og hjulene er nydelige.”
- Angi motivet ditt tydelig på emnelinjen. I eksempel: "Interessert kjøper av din blå sedan."
Trinn 2. Inkluder riktige hilsener
Ikke start e -posten umiddelbart med det du trenger å si. Inkluder vanlige hilsener som "Hilsen" eller "God dag." Du vil ikke at en tilfeldig person skal gå opp og umiddelbart snakke med deg uten å hilse på deg, vel? Det er det samme for e -post.
For å gjøre din hilsen mer personlig, ta med mottakerens etternavn i hilsenen din
Trinn 3. Skriv selve meldingen
Avhengig av hva slags melding du skriver og hvem du sender den til, kan du skrive den som du vil.
- Hvis du skriver til noen i nærheten av deg, kan du få e -posten din til å høres personlig ut; men hvis du skriver et forretningsbrev, må du beholde e -posten så profesjonell du kan.
- Du må også huske formatet på meldingen din. Ikke bruk skrifttyper, størrelser og formater som er vanskelig å lese, og unngå å bruke store bokstaver. Store bokstaver, i den digitale verden, ligner rop.
Trinn 4. Inkluder en avsluttende kommentar
Ikke bare avslutt e -posten din der meldingen din ender. Skriv avsluttende kommentarer som "Med vennlig hilsen", "Med vennlig hilsen" eller alt du tror vil passe best med e -posten du skriver.
Avsluttende kommentarer bør definitivt passe godt til e -posten din. Hvorfor? Fordi hvis du skriver en forretningsmelding, vil du ikke skrive "Kjærlig din" som avslutningsanmerkninger for brevet ditt; det ville være upassende
Trinn 5. Legg til en signatur
Selv om e -postadressen din allerede inneholder navnet ditt på hver e -post du sender, anbefales det fortsatt å inkludere en signatur sammen med hver melding du skriver. Signaturer kan bare være ren tekst eller, hvis du vil være kreativ, bilder (som logoer, merker osv.).
Bruk alternativet Signatur for hvilken webmail eller e -postklientapplikasjon du måtte ha for å lage din egen signatur
Tips
- Bortsett fra formatering av e -postmeldinger, bør du også bruke riktig navngitte e -postadresser. Det er greit å sende meldinger til barndomsvennen din med "[email protected]", men det er ikke en god idé når du sender e -post til sjefen din.
- Bruk riktige Internett -etiketter når du oppretter e -post. Ikke send spam eller meldinger til ukjente kontakter.
- Kontroller alltid e-postmeldingen din før du sender den ut for å unngå å sende flere meldinger til en mottaker. Meldingene dine kan merkes som spam hvis du gjør det.
