En kunnskapsdelings -e -post er en e -post designet for å dele informasjon, spesielt på arbeidsplassen eller i en annen profesjonell setting. Kunnskapsdeling er en fin måte å vise kollegaene at du bryr deg om dem og vil dele det du vet med dem, i håp om at det kan hjelpe dem i fremtiden. Det kan også bidra til å styrke dine profesjonelle forbindelser. Prøv å gjøre din kunnskapsdelende e -post så tydelig og fordøyelig som mulig. Dette vil gjøre dem enkle for andre å forstå og absorbere.
Trinn
Metode 1 av 2: Komponere e -posten din
Trinn 1. Angi formålet med e -posten din tydelig og kort i emnelinjen
Skriv en emnelinje som gir publikum en klar forhåndsvisning av hva du kan forvente når de åpner e -posten din. Prøv å holde lengden på emnelinjen til omtrent 7 ord.
- For eksempel, hvis du vil dele kunnskapen du fikk mens du deltok på en kodingskonferanse, kan du gjøre emnelinjen til noe slikt: "Key Takeaways from Miami Coders Conference 2020."
- Det er mye mindre sannsynlig at e -post med vage eller altfor lange emnelinjer blir åpnet. Hold deg unna korte emnelinjer på bare 1-2 ord som ikke effektivt angir hva e-posten handler om.
Tips: Hvis du vil at folk skal lese din e -post om kunnskapsdeling innen en bestemt tidsramme, må du inkludere en dato i emnelinjen. For eksempel kan du sette "Industrifremskritt til diskusjon i møte 2. august."
Trinn 2. Begynn e -posten med en hilsen rettet mot ditt spesifikke publikum
Tenk på publikummet du planlegger å sende din kunnskapsdelende e -post til, og velg en hilsen med et passende formalitetsnivå. Gjør hilsenen inkluderende for alle som vil motta e -posten.
- For eksempel, hvis du sender e -posten ut til et lite team av programmerere som du jobber tett med og kjenner godt, kan du starte e -posten med noe super casual og vennlig som: "God ettermiddag, mine andre kodende ninjaer."
- Hvis du sender en e -post med kunnskapsdeling til høyere personer eller en slags gruppe som inneholder personer du ikke kjenner personlig, kan du velge en mer formell hilsen i stil med: "Kjære medlemmer av hovedstyret" eller " God morgen, markedsføringsteam."
- Hvis du deler kunnskap med bare 1 eller 2 personer, kan du adressere dem ved navn i e -postens hilsen.
- Når du er i tvil, kan du bare bruke noe generisk som: "Hei alle sammen" eller "God ettermiddag."
Trinn 3. Skriv en kort bakgrunn eller kontekst i begynnelsen av e -posten
Start med et kort avsnitt, rett under hilsenen din, som forklarer hva du vil dele i e -posten din. Dette vil gi leserne mer kontekst for det de skal lese enn emnelinjen.
For eksempel, hvis du deler lærdom fra en kodingskonferanse, kan du skrive noe sånt som: "Forrige uke var jeg så heldig å være med på 2020 -utgaven av Miami Coders Conference. Jeg vil dele med deg noen av de viktigste takeawayene fra den 2-dagers konferansen, der vi lærte om kunstig intelligens og kodingstrender for 2021. Jeg håper at denne kunnskapen vil være like nyttig og interessant for deg som den er for meg.”
Trinn 4. Del opp e -postens brødtekst i seksjoner
Del hovedpunktene du vil dele i sammenhengende seksjoner, så det er lettere å følge og fordøye. Sett overskrifter i begynnelsen av hver del av informasjonen for å gjøre det klart hva teksten nedenfor handler om. Del lange seksjoner i flere kortere avsnitt for å dele opp informasjonen, i stedet for bare å dumpe en haug med informasjon i en lang tekstblokk.
- Sørg for at hvert av avsnittene dine inneholder relaterte punkter. Hvis du starter en ny tanke, begynner du å skrive et nytt avsnitt.
- For eksempel, hvis du vil dele det du lærte om kunstig intelligens og kodingstrender på en nylig konferanse du deltok på, kan du strukturere e -posten din slik: en overskrift som sier "Artificial Intelligence Industry Updates", og skriv deretter noen avsnitt om emnet, etterfulgt av en annen avsnittsoverskrift som sier "Kodingstrender for 2021", etterfulgt av noen flere avsnitt.
Trinn 5. Avslutt brødteksten i e -posten med et sammendrag
Skriv et kort avsnitt før du logger av, som gjentar noen av de viktigste opplysningene som e -posten din inneholdt. La leserne få vite hva du håper de får fra den delte kunnskapen, og inkluder eventuelle relevante handlinger.
- For eksempel kan du si noe sånt som: “Som du kan se, er det mange spennende nye utviklinger innen AI når det gjelder markedsføring, og det er noen interessante nye programmeringstrender du må passe på i 2021. Jeg håper du vil bruke denne informasjonen til våre utviklingsprosjekter og tenke på måter vi kan forbedre produktene våre i løpet av det neste året.”
- Et eksempel på et handlingspunkt vil være noe sånt som: “La oss planlegge å dele noen av tankene våre om all denne informasjonen i møtet på fredag. Vær forberedt med minst ett poeng for å diskutere.”
Trinn 6. Avslutt e -posten med et skilt etterfulgt av navn og tittel
Velg et skilt som er kort og vennlig med et passende formalitetsnivå for publikummet ditt. Inkluder navn og tittel helt på slutten, slik at folk vet nøyaktig hvem e -posten de nettopp leser er fra, noe som er spesielt viktig hvis du ikke personlig kjenner alle medlemmene i publikummet ditt.
- Eksempler på uformelle avmeldinger som fungerer for nesten hvilken som helst e -post er: "Takk", "Hilsen" og "Alt godt."
- Noen mer formelle avmeldinger er: "Med vennlig hilsen" og "Med respekt for deg."
- Noen ideer for enda mer uformelle avmeldinger, som du kan bruke til en e -post til folk å jobbe med eller se hver dag, er: "Vi sees alle i morgen" og "Skål."
- Hvis du deler kunnskap utenfor organisasjonen din, må du også inkludere navnet på organisasjonen etter navnet ditt og tittelen, så folk vet hvor du skriver dem fra.
Metode 2 av 2: Gjøre din e-post leservennlig
Trinn 1. Hold e -posten din så kort som mulig
Prøv å inkludere all informasjonen du vil dele med så få ord som mulig. Jo lengre e -posten din er, desto mindre sannsynlig er det at du vil dele kunnskapen din med å lese hele saken.
- Hvis du skriver om et spesielt komplekst tema, kan du alltid inkludere lenker til eksterne kilder eller vedlegg for å gi mer detaljert informasjon. På den måten kan de som er interessert i det du deler, dykke dypere inn i temaet.
- Det er ingen set-in-stone-regel for hvor lang e-post med kunnskapsdeling skal være, og det vil avhenge mye av typen informasjon du deler og kompleksiteten til emnet. En god tommelfingerregel er å ikke skrive en e -post lenger enn du selv vil lese.
Trinn 2. Fremhev viktig informasjon med punkter eller nummererte lister
Gjenta viktige opplysninger fra tekstavsnittene dine i punkttegn eller nummererte lister. Dette hjelper med å gjenta kunnskapen du deler, og gir leserne noe å raskt se på for å få noen av hovedpunktene i e -posten din.
For eksempel kan du lage en liste med en tittel som "Topp 5 markedsføringstrender for 2021" og skrive ut trendene fra 1-5 i en nummerert liste under den. Leserne kan enkelt se hva trendene er, og deretter lese teksten i e -posten din hvis de vil ha mer grundig informasjon
Trinn 3. Bruk enkelt, lettfattelig språk så mye som mulig
Unngå å bruke store ord og sjargong for å forklare poengene dine, med mindre du absolutt trenger det. Dette vil gjøre e -posten din mye lettere å lese og forstå for et bredere publikum som sannsynligvis ikke er så kjent med emnet du skriver om som du er.
Tenk på publikummet ditt når du velger hvilket språk du vil bruke også. Hvis du for eksempel skriver til en liten gruppe programmerere, kan du sannsynligvis slippe unna med å bruke mer kodingsjargong i e -posten din enn om du skriver til et variert publikum
Tips: Hvis du absolutt trenger å bruke et ord som folk kanskje ikke vet for å forklare et poeng, må du gi en definisjon første gang du bruker ordet i innholdet i e -posten din.
Trinn 4. Skriv i en profesjonell tone
Vær høflig, bruk riktig grammatikk og tegnsetting, og velg ordene dine nøye. Unngå å skrive med en uformell tone, og ikke bruk slang eller uprofesjonelt språk. Dette vil hjelpe deg med å bli profesjonell og kunnskapsrik i det emnet du deler informasjon om.
- For eksempel, ikke skriv ord med store og små bokstaver og bruk utropstegn sparsomt, slik at du ikke kommer over at du roper på publikummet ditt.
- Ikke bruk slangord eller uttrykk som "jo", "hva skjer" eller "alle", for å nevne noen.
Trinn 5. Hold deg til standard fonter, tegn og e -postformatering
Ikke bruk fonter eller spesialtegn som noen systemer ikke har. Bruk en standard systemfont som er innebygd i e-postserveren din, hold deg til å bruke tegn som er på et standard tastatur, og ikke rot med standardformateringen av e-posten din.
Dette vil sikre at praktisk talt alle som mottar e -posten din på en annen datamaskin eller via en annen e -postserver, vil se nøyaktig det du så da du skrev e -posten din
Tips
- Vær alltid oppmerksom på publikummet ditt når du skriver en e -post om kunnskapsdeling. Dette vil hjelpe deg med å bestemme nivået på formalitet, tone og hvilket språk du skal bruke.
- Sørg for at du sender en e -post med kunnskapsdeling til folk som vil ha mest nytte av det. For eksempel kan det hende at en programmerer ikke er interessert i trender og utvikling i markedsføringsindustrien, men noen i kundeservice kan gjøre det.
- Spør deg selv om det er den beste måten å dele informasjonen på før du skriver en e -post om kunnskapsdeling. I noen tilfeller kan du bestemme at et personlig møte eller en videokonferansepresentasjon ville være mer effektivt.
- Lag en oversikt over hva du vil dele før du skriver e -posten din. For eksempel, hvis du vil dele noen markedsføringsteknikker du lærte på et webinar du gikk på, kan du skrive ned hovedpunkter som "nye SEO -teknikker", "e -postmarkedsføringsstrategier" og "beste praksis for innholdsmarkedsføring".
Advarsler
- Sørg for at språket du bruker i e -posten din, er forståelig for alle i publikummet. For eksempel, ikke bruk en haug med programmeringsjargong hvis du skriver til hele selskapet ditt.
- Les alltid korrektur og stavekontroll e -postene dine før du sender dem ut. Hvis e -posten din inneholder feil, kommer du ikke til å fremstå som en pålitelig kilde til kunnskap.
