Hvis du trenger å flytte en liste eller tabell med data fra Word til Excel, trenger du ikke å kopiere og lime inn hver enkelt informasjon i sin egen celle i regnearket. Ved å formatere Word -dokumentet riktig først, kan du enkelt importere hele dokumentet til Excel med bare noen få klikk.
Trinn
Metode 1 av 2: Konvertering av en liste
Trinn 1. Forstå hvordan dokumentet vil bli konvertert
Når du importerer et dokument til Excel, brukes visse tegn til å bestemme hvilke data som skal gå inn i hver celle i Excel -regnearket. Ved å utføre noen formateringstrinn før du importerer, kan du kontrollere hvordan det endelige regnearket ser ut og minimere mengden manuell formatering du må utføre. Dette er spesielt nyttig hvis du importerer en stor liste fra et Word -dokument til Excel.
Denne metoden fungerer best når du har en liste med flere oppføringer, som hver er formatert det samme (liste over adresser, telefonnumre, e -postadresser, etc.)
Trinn 2. Skann dokumentet for eventuelle formateringsfeil
Før du begynner konverteringsprosessen, vil du sørge for at hver oppføring er formatert på samme måte. Dette betyr å fikse eventuelle skilletegn eller omorganisere oppføringer som ikke samsvarer med resten. Dette vil sikre at dataene overføres skikkelig.
Trinn 3. Vis formateringstegnene i Word -dokumentet
Å vise de normalt skjulte formateringstegnene hjelper deg med å finne den beste måten å dele oppføringene på. Du kan vise dem ved å klikke på knappen "Vis / skjul avsnittsmerker" i kategorien Hjem eller ved å trykke Ctrl+⇧ Shift+*
De fleste lister vil enten ha ett avsnittsmerke på slutten av hver linje, eller ett på slutten av linjen og ett i den tomme linjen mellom oppføringene. Du vil bruke merkene til å sette inn tegnene som brukes i Excel for å skille mellom celler
Trinn 4. Bytt avsnittsmerker mellom hver oppføring for å bli kvitt ekstra plass
Excel bruker mellomrom mellom oppføringer for å bestemme radene, men du må bli kvitt den for nå for å hjelpe formateringsprosessen. Ikke bekymre deg, du vil legge det til igjen om litt. Dette fungerer best når du har ett avsnittsmerke på slutten av en oppføring og ett i mellomrommet mellom oppføringene (to på rad).
- Trykk Ctrl+H for å åpne vinduet Finn og erstatt.
- Skriv ^p ^p i Finn -feltet. Dette er koden for to avsnittmerker på rad. Hvis hver oppføring er en enkelt linje og det ikke er blanke linjer mellom dem, bruker du en enkelt ^p i stedet.
- Skriv inn et avgrensende tegn i Erstatt -feltet. Sørg for at det ikke er et tegn som vises hvor som helst i dokumentet, for eksempel ~.
- Klikk på Erstatt alle. Du vil legge merke til at oppføringene kan kombinere seg selv, men det er ikke en bekymring akkurat nå, så lenge det avgrensende tegnet er på rett sted (mellom hver oppføring)
Trinn 5. Del hver oppføring i separate felt
Nå som oppføringene er atskilt slik at de vises i påfølgende rader, vil du definere hvilke data som skal vises i hvert felt. For eksempel, hvis hver oppføring er et navn på den første linjen, en gateadresse på den andre linjen og en stat og postnummer på den tredje linjen, kan du
- Trykk Ctrl+H for å åpne vinduet Finn og erstatt.
- Fjern ett av ^p -merkene i feltet Find.
- Endre tegnet i feltet Erstatt til et komma,.
- Klikk på Erstatt alle. Dette vil erstatte de resterende avsnittssymbolene med kommautskilleren, som vil skille hver linje til et felt.
Trinn 6. Erstatt det avgrensende tegnet for å fullføre formateringsprosessen
Når du har gjort de to Finn og erstatt trinnene ovenfor, vil listen ikke se ut som en liste lenger. Alt vil være på samme linje, med komma mellom hvert stykke data. Dette siste Finn-og-erstatt-trinnet vil returnere dataene dine til en liste mens kommatene som definerer feltene beholdes.
- Trykk Ctrl+H for å åpne vinduet Finn og erstatt.
- Skriv inn ~ (eller hvilket tegn du valgte opprinnelig) i Finn -feltet.
- Skriv inn ^p i feltet Erstatt.
- Klikk på Erstatt alle. Dette vil dele oppføringene tilbake i individuelle grupperinger atskilt med kommaene.
Trinn 7. Lagre filen som en ren tekstfil
Nå som formateringen er fullført, kan du lagre dokumentet som en tekstfil. Dette vil tillate Excel å lese og analysere dataene dine slik at de går i de riktige feltene.
- Klikk på Fil -fanen og velg "Lagre som".
- Klikk på rullegardinmenyen "Lagre som type" og velg "Vanlig tekst".
- Gi filen et navn slik du foretrekker det, og klikk på Lagre.
- Hvis vinduet Filkonvertering vises, klikker du bare OK.
Trinn 8. Åpne filen i Excel
Nå som du har lagret filen i ren tekst, kan du åpne den i Excel.
- Klikk på Fil -fanen og velg Åpne.
- Klikk på rullegardinmenyen "Alle Excel-filer" og velg "Tekstfiler".
- Klikk på Neste> i vinduet Veiviser for tekstimport.
- Velg "Komma" i skilletegnelisten. Du kan se hvordan oppføringene vil skilles i forhåndsvisningen nederst. Klikk på Neste>.
- Velg dataformatet for hver av kolonnene, og klikk på Fullfør.
Metode 2 av 2: Konvertering av en tabell
Trinn 1. Lag en tabell i Word med dataene dine
Hvis du har en liste med data i Word, kan du konvertere den til et tabellformat i Word og deretter raskt kopiere tabellen til Excel. Hvis dataene dine allerede er i tabellformat, hopper du ned til neste trinn.
- Velg all teksten du vil konvertere til en tabell.
- Klikk på Sett inn -fanen og deretter på tabell -knappen.
- Velg "Konverter tekst til tabell".
- Skriv inn antall linjer per post i feltet "Antall kolonner". Hvis du har en tom linje mellom hver post, legger du til en til summen.
- Klikk OK.
Trinn 2. Kontroller formateringen av tabellen
Word vil generere en tabell basert på innstillingene dine. Dobbeltsjekk det for å sikre at alt er der det skal være.
Trinn 3. Klikk på den lille "+"-knappen som vises øverst til venstre i tabellen
Dette vises når du holder musen over bordet. Hvis du klikker på dette, vil du velge alle dataene i tabellen.
Trinn 4. Trykk
Ctrl+C for å kopiere dataene.
Du kan også klikke på "Kopier" -knappen i kategorien Hjem.
Trinn 5. Åpne Excel
Når dataene er kopiert, kan du åpne Excel. Hvis du vil legge dataene i et eksisterende regneark, laster du det opp. Plasser markøren i cellen du vil at cellen øverst til venstre i tabellen skal vises.
Trinn 6. Trykk
Ctrl+V for å lime inn dataene.
De enkelte cellene fra Word -tabellen plasseres i separate celler i Excel -regnearket.
Trinn 7. Del eventuelle gjenværende kolonner
Avhengig av hvilken type data du importerer, kan det hende du trenger en ekstra formatering. For eksempel, hvis du importerer adresser, kan byen, statens forkortelse og postnummer være alle i samme celle. Du kan få Excel til å dele disse opp automatisk.
- Klikk på kolonneoverskriften til kolonnen du vil dele for å velge hele kolonnen.
- Velg kategorien "Data" og klikk på "Tekst til kolonner" -knappen.
- Klikk på Neste>, og velg deretter "Komma" i skilletegn -feltet. Hvis du bruker eksemplet ovenfor, vil dette skille byen fra statens forkortelse og postnummer.
- Klikk på Fullfør for å lagre endringene.
- Velg kolonnen som fremdeles må deles og gjenta prosessen, velg "Mellomrom" i stedet for "Komma" som skilletegn. Dette vil skille statens forkortelse fra postnummeret.
